Вариант шаблона приглашения на выставку: письмо, которое приводит клиента и партнёра

Итак, вам необходимо подготовить текст приглашения на выставку. Вы хотели бы видеть на вашем стенде или в другой презентационной зоне как можно больше клиентов, партнёров и всех тех людей, которым потенциально интересны предложения и продукты вашей компании. 

Не исключено, что вы организатор события. В этом случае, приглашением на выставку вам дополнительно нужно привлечь экспонентов и спонсоров, рекламодателей и информационных партнёров. 

Формат приглашения на выставку 

Как правило, составляются приглашения на выставку в виде письма, которое затем отправляется по электронной почте. Следовательно, нужно помнить, что письмо должно не просто информировать, но и располагать к себе. Так что, исключительно сухие факты не подойдут. Да, разумеется, они должны быть, но раз речь идёт о письме-приглашении на выставку, то факты стоит дополнить эмоциями.

Начните с главного

В тексте приглашения на выставку не стоит делать долгих лирических отступлений. Представьте, что вы приглашаете человека на день рождения. Ведь вы не начинаете с конца, не говорите о том, что будет торт, шампанское и музыка. Вы сразу говорите, что приглашаете на день рождения. Пример исключительно для наглядности. В приглашении на выставку, разумеется, будет выдержан деловой стиль.

Убедите человека выйти из интернета 

Если вы отправляете приглашение на выставку, то не забудьте написать о том, почему гость события должен потратить своё время. Нахваливать мероприятие в ярких красках – это не основная задача. 

В эпоху интернета важно донести до человека, почему он должен переместить фокус своего внимания из online в offline. Говорите о ярких образцах, что будут представлены на стенде, о возможности получения скидки, о выгодах знакомства с потенциальными клиентами и партнёрами, о новинках, с которыми можно будет начать знакомство, только посетив мероприятие. Это актуально как для организаторов мероприятий, так и для экспонентов, которые отправляют приглашение гостям. 

Технические детали

Не упускайте в тексте приглашения на выставку такие моменты, как организация проживания, питания, парковка автомобиля. Ведь в число ваших гостей могут войти люди из других городов и стран. Уделите внимание чисто бытовым аспектам, чтобы у посетителя мероприятия не было сомнений в том, что никаких сложностей не будет. 

Данные

Разумеется, укажите в тексте приглашения даты и контактные данные. Очень часто можно увидеть, что приглашение на выставку составлено по принципу интернет-страницы. То есть, есть ссылка, которая ведёт на сайт мероприятия, но контактов в привычном виде нет: номер телефона, имя и фамилия ответственного лица, адрес электронной почты. Всё это правило хорошего тона. Кроме того, кому-то может быть не очень удобно переходить на сайт по ссылке. 

Добавьте призыв к действию

В тексте приглашения на выставку ответьте сами себе на вопрос: «Что человек должен сделать, прочитав письмо»? Посетить, позвонить, заказать, уточнить подробности, узнать цену? Чем конкретнее будет призыв – тем ожидаемее будет результат.

Заголовок

Как показывает практика, заголовок письма разумнее добавлять тогда, когда текст приглашения на выставку полностью готов. Почему так? Добавление заголовка на пустой лист, в котором ещё нет текста, обязывает автора и ограничивает мысль. Лучше если мысль будет плавно литься на лист, что-то будет убираться по мере работы с текстом, а затем заголовок придёт сам собой.

Вот такой шаблон можно использовать для работы с текстом приглашения на выставку.

Если подготовить текст затруднительно, тогда закажите приглашение на выставку прямо сейчас.